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Les archives et les oeuvres sur papier

Les paroisses et les communautés conservent des archives* (livres de comptes, registres, etc.) ainsi que des œuvres sur papier le plus souvent encadrées (gravures, photos, etc.). Ces biens témoignent de l'histoire de ces institutions et des collectivités qu'elles desservent.

L'approche proposée pour la protection des archives religieuses est semblable à celle utilisée pour les autres archives. Elle met l'accent sur l'amélioration générale des fonds et collections plutôt que sur le traitement à la pièce des documents.

L'application d'un calendrier de conservation*, le traitement archivistique
ensemble des opérations et des procédures par lesquelles les archives sont triées, classées, décrites et indexées.
traitement archivistique
* et une bonne gestion de la préservation* contribuent à la conservation à long terme des fonds et collections. Ils facilitent aussi le transfert sécuritaire des archives religieuses dans les cas de plus en plus nombreux de réaménagements pastoraux.

Constitution d'une rente de 1000 Louis accordée par Anne d'Autriche, épouse de Louis XIII. Original en parchemin, signé et scellé, Musée de la civilisation, dépôt du Séminaire de Québec. Photo CCQ

Les archives et les œuvres sur papier non encadrées

Connaître son patrimoine

  • Établir un calendrier de conservation en se basant sur les règles de conservation* établies.
  • Effectuer un traitement archivistique
    ensemble des opérations et des procédures par lesquelles les archives sont triées, classées, décrites et indexées.
    traitement archivistique
    , à tout le moins préliminaire, des fonds et collections.
  • Inventorier et photographier les œuvres sur papier (voir la fiche L'inventaire : une nécessité).

Manipuler avec soin

  • Utiliser une chemise ou insérer les documents entre deux cartons pour les manipuler et les retourner.
  • Toucher le moins possible aux documents. S'il le faut, utiliser des gants de coton ou, à défaut, avoir les mains rigoureusement propres.
  • Assurer un bon support aux documents, en toutes circonstances, que ce soit pour les consulter ou les déplacer.

Prévenir les dommages

  • Adopter une politique et une stratégie de préservation. Déterminer tout au moins les conditions ambiantes à maintenir dans les locaux ainsi que les règles et procédures à suivre pour la manipulation et la consultation des documents. Ces règles et procédures devront être connues de tous les responsables des archives (curé, archiviste, secrétaire de fabrique, bénévoles). 
  • Mettre en place des mesures de sécurité et adopter un Plan de prévention et d'intervention en cas de sinistre (voir la fiche Les sinistres).
  • Ne pas rouler, plier, et à plus forte raison découper les documents ou les œuvres sur papier.
  • Éviter de les dérouler, de les nettoyer ou de les réparer soi-même ; consulter un restaurateur.
  • Retirer les trombones, les broches et les élastiques afin d'empêcher les taches de rouille et la déformation des documents.
  • Ne pas utiliser de rubans autocollants (Scotch Tape ou Masking Tape) ni de colles commerciales, car ils tachent. Si ces produits se trouvent déjà dans les fonds et collections, ne pas essayer de les retirer ; consulter un restaurateur.
  • S'il est nécessaire d'inscrire quelque chose sur un document (la pagination d'un registre, par exemple, ou l'identification d'une feuille manuscrite ou d'une photo), le faire discrètement au crayon à mine et, si possible, dans un coin au verso. Éviter les timbres encreurs, les stylos à bille et les marqueurs.
  • Faire des copies de consultation dans le but de diminuer la manipulation des originaux.
  • Ne pas laisser les archives ou les œuvres sur papier à la poussière, au-dessus des étagères ou des meubles, par exemple.
  • Insérer les documents dans des chemises pour qu'ils ne restent pas pêle-mêle dans les boîtes ou les tiroirs et pour qu'ils ne soient pas en contact direct avec des matériaux acides, comme le bois et les cartons de mauvaise qualité.

Bien choisir et aménager les lieux d'entreposage

Les lieux d'entreposage

  • Éviter d'entreposer les documents dans des greniers trop secs ou des sous-sols humides (voir la fiche Le rangement des objets).
  • Ne pas laisser d'œuvres encadrées ou de boîtes d'archives sur le sol, sous des tuyaux ou contre des murs humides.

Les meubles de rangement

  • Contrairement aux étagères, les armoires offrent une protection contre la poussière et la lumière. Elles réduisent les fluctuations de température et d'humidité. Des meubles pourvus de portes ou de tiroirs sont donc recommandés.
  • Choisir des meubles solides, en acier émaillé de préférence. La tablette du bas doit être à 10 cm du sol au moins pour isoler les documents des dégâts d'eau et faciliter l'entretien ménager.
  • Si les documents sont conservés dans des meubles en bois, les insérer dans des chemises et des contenants protecteurs non acides afin de les protéger de l'acidité du bois.
  • Aménager des séparations pour empêcher le déplacement latéral des petits documents rangés dans de grands tiroirs.

Les matériaux d'entreposage

  • Remplacer les contenants de mauvaise qualité progressivement, en privilégiant d'abord les fonds les plus précieux, les documents fragiles, les fonds déjà traités et les documents à conserver en vertu de votre calendrier de conservation.
  • Pour les photos, choisir des enveloppes en papier non acide ou en plastique de qualité Archives*, comme celles de marque Print File.
  • Choisir de préférence des boîtes en carton non acide. Les boîtes en plastique (en Coroplast, par exemple) conviennent également. Éviter les contenants qui ferment hermétiquement et emprisonnent l'humidité. Les chemises doivent être assez grandes pour bien couvrir les documents. Pour ne pas qu'ils se déforment, les documents doivent être bien supportés en permanence à l'intérieur des contenants.

Pour les boîtes de rangement vertical :

  • éviter de trop les remplir afin de réduire les bris lors de la manipulation 
  • remplir les boîtes suffisamment ou combler les vides entre les chemises et la boîte à l'aide de carton plié afin de prévenir les déformations.

Pour les boîtes de rangement à plat :

  • s'assurer que toute la surface des documents est supportée également 
  • placer les plus petits documents sur le dessus 
  • se rappeler que les documents de grandes dimensions ou très lourds requièrent des contenants plus rigides.

Entretenir et inspecter régulièrement

  • Faire fréquemment l'entretien des locaux et l'époussetage des meubles.
  • Être attentif aux signes indiquant la présence d'insectes ou de rongeurs (voir la fiche Les insectes et les rongeurs).

Les œuvres sur papier et les documents encadrés

Les œuvres sur papier* (dessins, estampes, photos) sont moins nombreuses que les archives, mais nécessitent une attention particulière. Elles sont souvent exposées en permanence contre les murs extérieurs, où l'air froid et l'humidité favorisent l'apparition de taches ou de moisissures.

Plusieurs d'entre elles sont présentées dans des montages* en carton acide ou déposées directement derrière une vitre dans un cadre de bois nu. Les cadres anciens présentent souvent un grand intérêt et peuvent généralement être modifiés par un encadreur pour permettre l'ajout d'une vitre ou d'un montage qui répond aux normes de conservation.

Prévenir les dommages

  • Désencadrer avec soin et seulement en cas de nécessité.
  • S'assurer que le montage et l'encadrement sont faits selon les normes de conservation des œuvres sur papier.
  • Choisir un encadreur qui respecte ces normes et qui le garantit par écrit.

Entretenir et inspecter régulièrement

  • Pour nettoyer la vitre d'une œuvre encadrée, vaporiser un nettoyant sans ammoniaque sur un chiffon et non sur le verre, pour éviter les coulures, puis essuyer soigneusement.
  • Si des morceaux se détachent d'un cadre ou d'une œuvre, les garder avec l'œuvre ou dans un lieu connu, dans un sac bien identifié.
  • Examiner fréquemment les œuvres sur papier et des documents encadrés pour déceler rapidement les altérations.
  • Demander l'aide d'un restaurateur pour tout ce qui touche la conservation et la remise en état des œuvres.

Exposer prudemment

  • Protéger les œuvres des rayons du soleil (voir la fiche L'exposition des objets).
  • Ne pas les exposer plus de trois à six mois consécutifs.
  • Choisir un système d'éclairage de faible intensité et qui dégage peu de chaleur.
  • Placer les lampes à bonne distance et éviter de projeter la lumière directement sur les œuvres.
  • Éviter de les disposer sur les murs extérieurs ou près des fenêtres.
  • Préserver les œuvres sur papier et les photographies originales en exposant des copies.

Pour en savoir plus

Les archives paroissiale : guide de gestion et de mise en valeur, Montréal, Assemblée des évêques du Québec, 1999, 68 p.

Notes de L'ICC, Ottawa, Institut canadien de conservation :

- Note 3/1, « Stratégies de lutte préventive contre les infestations et méthodes de détection », 1996.

- Note 10/2, « Fabrication de blocs matelassés », 1995.

- Note 11/1, « Contenants de protection pour les livres et les œuvres sur papier », 1996.

- Note 11/6, « Comment désencadrer les œuvres sur papier », 1993.

Comité de préservation du Conseil canadien des archives. Recueil de politiques et de procédures de préservation, Ottawa, Conseil canadien des archives, 1997. Ce document est disponible pour un prêt de 30 jours au Conseil canadien des archives.

HOLM, S. M. Le montage des œuvres sur papier, Québec, Centre de conservation du Québec, 1999, 27 p.

KULKA, E. Contenants protecteurs pour les documents d'archives, Ottawa, Conseil canadien des archives, 1995, 87 p.

MARRELLI, N. La gestion de la préservation : un manuel pratique pour les services d'archives, Montréal, Réseau des archives du Québec, 1994, 112 p.

MICHALSKI, S. Directives concernant les conditions d'humidité et de température dans les dépôts d'archives du Canada, Bulletin no 15, Ottawa, Conseil canadien des archives, Comité de préservation, 2000, 47 p.

TÉTREAULT, J. et S. WILLIAMS. Guide de sélection des matériaux pour l'exposition, la mise en réserve et le transport, version 4.3 (12 mai 1993), texte disponible à l'Institut canadien de conservation et sur le site Web de l'Institut canadien de conservation, sous la rubrique bibliothèque.

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Date de mise à jour : 13 juin 2016

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